Дашборд в Excel: как систематизировать данные о прибыли предприятия

Содержание:

Дашборд в Excel – это тщательно отсортированная, отлично визуализированная информация, позволяющая принимать качественные управленческие решения. Это системы, способные автоматически обновляться, если пользователь добавляет, изменяет данные. Для работы с данными дашборды используют таблицы, диаграммы и другие отчеты, которые необходимы для составления учета первичных сведений и составления отчетов. Далее поговорим о том, что такое дашборд и как он работает в целях систематизации данных о прибыли компании.

Дашборд в Excel: как систематизировать данные о прибыли предприятия

Основные преимущества дашбордов

  • возможность получения точных данных, которые особенно важны для руководства компании, поскольку отчет составляется модульно и заменить любой из них на нужный не составляет труда;
  • показатели минимизированы и сжаты, поэтому вы потратите совсем немного бумаги на распечатку отчетов;
  • данные легко сравнить, что позволяет довольно просто оценить текущую ситуацию и перспективы;
  • профессионализм и скорость работы сотрудников, взаимодействующих с дашбордами растет в геометрической прогрессии.

Основа работы в Екселе

О том, как сделать дашборд в Экселе существует множество информации в интернете. Однако лучше всего вас научат этому на специализированных курсах компьютерной грамотности и IT-технологий. Сделать дашборд можно разными способами, однако начинать все же необходимо с составления макета. Для начала просто возьмите лист бумаги, карандаш и ручку, расчертите табличку, в полях которой укажите данные, которые вам необходимы для составления полной отчетности. Только после тщательной проработки модулей приступайте к созданию проекта в программе Excel.

Для создания дашборда найдите в Ексель надстройку PowerView, позволяющую производить визуализацию отчетов данных. Активируйте программу, щелкнув по ней левой кнопкой мыши. В результате на мониторе откроется окно PowerView, в правой части которого находится панель управления настройками.

Для отображения данных выбирайте нужные элементы. По умолчанию программа представляет собой небольшую сводную таблицу. Внешний вид элементов и общую картинку можно изменить, применив настройки во вкладке «Конструирование». Здесь пользователю предоставляется возможность получить отчет в любом удобном виде:

  • табличном;
  • в форме классической диаграммы или гистограммы;
  • диаграммы, построенной в соответствии с предпочтениями к цветам, форме, ширине линий и т.д.;
  • в виде карты.

На рабочем столе табличные данные будут отображаться в ячейках классической таблицы по умолчанию. Линейная диаграмма/гистограмма отображает их в форме одной из выбранных вами линейчатых диаграмм/гистограмм. Карта представляет собой комбинацию нескольких круговых диаграмм с привязкой к графической карте.

Создаем дашборд

В первую очередь вам нужно создать в Excel новую книгу, в которую включить 3 листа:

  • дашборд;
  • данные;
  • обработка.

Откройте табличку с данными и введите показатели, которые необходимы для учета уровня и других характеристик прибыли вашей компании. К примеру, это могут быть:

  • дата;
  • выручка за определенный период;
  • издержки;
  • текущие расходы;
  • итог за день/месяц/год/десять лет и т.д.

Вы можете добавить и другие параметры, например показатель прибыльности за тот или иной период в процентном/денежном соотношении и другие факторы, которые можно применить к оценке.

На листе «Дашборд» создаем первый управляющий элемент, используя выпадающий список, который можно найти во вкладке «Данные». Многие специалисты советуют также делать это, используя инструмент «Разработчик» — «Поле со списком». Здесь нарисуйте прямоугольник с размерами в полторы ячейки и получите удобный и функциональный выпадающий список, который настройте по собственному желанию. Основная настройка – формат объекта – форматирование элементов управления – указание диапазонов форматирования, связи с конкретными ячейками, а также количество строк в выбранных списках:

  • в списке вы сразу увидите значения из диапазона первого столбца выбранных ячеек;
  • во втором поле укажите ячейки, в которые вернутся порядковые номера значений выпадающего списка;
  • количественное значение строк позволяет быстро отобразить заданный интервал, не используя колесо прокрутки.

Далее переключаемся на третий созданный лист «Обработка», где мы подготовим все данные для вывода на дашборд. Начинаем движение сверху вниз, для этого создаем табличку выборки нужных показателей с возможностью получения порядкового номера первой ячейки «Данных», передающегося выпадающим списком на редактируемый лист тоже в первую ячейку.

Делаем выборку из листа «Данные», используя функцию ВПР, скопировав формулу во все ячейки. Это самый простой способ классификации и анализа данных по прибыли вашего предприятия. Подробнее о более расширенном использовании дашбордов, применении других формул и систем можно узнать из уроков в блогах профессионалов.

Разновидности форм панелей дашбордов

Собираясь использовать дашборд для аналитики данных вашего предприятия, подумайте о вашей целевой аудитории – кто будет пользоваться таким отчетом, что конкретно они захотят в нем увидеть, как будут использовать программу для получения нужной информации. Желательно все же задать конкретные вопросы и получить исчерпывающие ответы от заказчика, точка зрения которых значительно важнее вашей.

Не стоит показывать свой суперпрофессионализм и испытывать новый метод формирования отчетности на тех, кому это не нужно. В данном случае вам не нужна слава эксперта, достаточно того, что заказчик получит нужный результат и будет удовлетворен им. Именно в этот момент вы как раз и станете в его глазах супер профессионалом.

Единственный, составленный по определенным данным отчет, — не показатель всех аспектов прибыльности деятельности компании. Вполне вероятно, что вас попросят составить еще и еще один, чтобы найти причины падения прибыли, а также ее роста, то есть, нужна будет работа с куда более серьезным уровнем детализации.

Теперь поговорим о том, когда использовать панель для быстрого отражения данных, а когда отчет с цифрами и показателями. В последнем обычно отражаются данные в максимально детализированном и структурированном формате. В отчете может содержаться панель, но не наоборот.

В зависимости от объема обрабатываемой информации все панели можно классифицировать на три основные разновидности:

  • Стратегические. Используются менеджерами для отслеживания ключевых показателей, не могут содержать детали, а из элементы практически неизменны. К примеру, торговые компании могут рассчитывать на них объемы прибыли, рентабельность, задолженность и т.д.
  • Аналитические. Такие модели способны выявлять тенденции и причины, анализировать несколько периодов времени и переменных. Часто используют интерактивные составляющие, делающие анализ более гибким и мобильным.
  • Операционные. Предоставляют пользователю подробные данные, иногда в режиме реального времени, информируют о протекании определенных процессов, выявляют его закономерности и нормы.

Основные цели дашбордов

Главная задача – оптимизации большого объема информации под требования пользователя с целью составления отчетов. Еще одна проблема, которую решает дашборд – соединение разрозненных частей информации в один отчет. Каждый элемент таблиц и графиков индивидуален сам по себе, не перетягивает внимание изучающего, а дает полный отчет о состоянии дел.

Третья – иерархирование данных. Иногда необходимо сравнить блоки информации, характеристики которой бывают разрозненными. Это и затрудняет восприятие данных. Дашборды оптимизируют и делают понятным данный процесс.

Кто создает дашборды?

Чтобы создавать дашборды не нужно быть аналитиком, достаточно знать принципы настройки программы, все остальное делается в автоматическом режиме. Однако навыки аналитики, которые вы получаете в ходе образовательного процесса в институте или на курсах, все же понадобятся.

Дело в том, что, создавая дашборды, вы систематизируете и обрабатываете большой объем информации. Чтобы выделить важные моменты как для анализа, так и для заказчика, вам нужно найти данные, которые бы в максимальной степени отражали истинное положение вещей, давали предварительные прогнозы на развитие событий и характеризовали бы отдельные моменты как важные, либо второстепенные.

Дашборды используют в работе многие специалисты:

  • Маркетологи – для мониторинга настроений потенциальных или постоянных клиентов. Данные формируются на основе анализа оценок той или иной позиции, к примеру, на основе заполненных онлайн- или бумажных анкет. Такую информацию при необходимости детализируют в зависимости от разных факторов: регионов, уровня дохода и т.д.
  • Менеджеры. Внедряемая в отделе продаж технология, позволит понять, какая работа выполняется на 100%, а какая требует оптимизации и стимулирования. Обычно доска заполняется дневными показателями выручки, объемов продаж и т.д. Это одна из самых эффективных панелей для оценки качества работы и перспективности компании.
  • Управленцы. Для руководителя дашборд незаменим. Именно здесь он может найти всю интересующую информацию за любой период времени, выделить важнейшие показатели для принятия решений в отношении работы и перспектив разных отделов компании. Руководитель получает максимально достоверные данные и контролирует все процессы, происходящие на производстве.

Дашборд в Excel: как систематизировать данные о прибыли предприятия

Историческая справка

Аналитическая панель или дашборд возникла как симбиоз эффективных, современных элементов аналитики и способов трансформирования информации в графической форме. Руководителям крупных и мелких компаний всегда нужно было знать ключевые показатели деятельности собственного предприятия, к основным из которых относятся:

  • эффективность работы;
  • тренды и зависимость от них;
  • другие метрики, представленные в удобоваримом, читаемом и компактном виде.

Помимо наглядной визуализации, основные цели дашбордов заключаются в сравнении разных показателей во временном интервале относительно других.

Историки ведут отсчет истории визуализации данных еще с тех времен, когда человечество стало строить графики и модели движения небесных тел. Совсем недавно археологами была обнаружена удивительная находка – изображение такой диаграммы, датируемое 10 веком нашей эры. На данный момент она считается самым старым из аналогичных рисунков.

После Второй Мировой Войны визуализация получила вторую жизнь. В свете активно развивающейся экономики человечество нуждалось в систематизации тех или иных данных с целью дальнейшего развития. Полностью система сформировалась к 80-м годам прошлого столетия. Именно в это время и возникли первые идеи дашбордов.

Кто такие пользователи дашбордов?

Это люди, которые их создают и пользуются плодами работы первых. Последние хотят иметь эффективный, быстрый и простой инструмент для работы с разными данными, а разработчики стараются создать новые инструменты, которые помогали бы сделать процесс еще более быстрым, а результат – информативным.

Наглядность отчетов достигается путем визуализации, при помощи различных виджетов, таблиц, диаграмм, стрелочных индикаторов и т.д. Ряд инструментов позволяет пользователю реализовывать требуемые задачи визуализации самостоятельно вплоть до формирования анимационных или видеофайлов.

Присоединяйся к DevEducation — стань востребованным специалистом и построй карьеру в IT!