Как эффективно организовать рабочее время? 5 практических советов

Вы замечали, что в начале каждого рабочего дня мы совершаем одни и те же бесполезные действия — разгружаем свой рабочий стол, беседуем с коллегами, пьем чай-кофе, просматриваем ленту в соцсетях, читаем развлекательные блоги или группы в мессенджерах и т.д. В общем, “залипаем”. Эти действия не связаны с работой, хоть и происходят в рабочее время. Почему же каждый из нас старается отложить выполнение поставленных задач и как с этим бороться?

Как эффективно организовать рабочее время? 5 практических советов

Вдохновение

В любой работе бывают задачи, которые не очень интересны, могут быть монотонными и объемными. Мы неосознанно сопротивляемся, выдумываем отговорки, что нет вдохновения, что будем ждать, а потом за 5 минут все сделаем. А муза всё не приходит, или посещает редко, и то не всех.

В этой ситуации лучшее, что можно сделать — делать! Ведь Л. Толстой написал свои 4 тома “Война и мир” не на одном вдохновении. Годы упорства и трудоемкой работы сделали его произведение шедевром мировой классики.

Отнеситесь к своей задаче как к шедевру. Проявите настойчивость и упорство. Шаг за шагом, строчка за строчкой, код за кодом продолжайте трудиться над заданием. Со временем у вас выработается привычка делать, а не ждать вдохновения.

Рабочее место

Как эффективно организовать рабочее время? 5 практических советов

Часто мы не обращаем внимание на такие моменты, как удобный стол, комфортное кресло, правильное освещение и даже шумоизоляция. Но когда в конце рабочего дня, мы ощущаем боль в мышцах шеи и спины, зуд и пощипывание в глазах, шум в голове, тогда стоит обратить внимание на ваше рабочее место.

Постарайтесь сделать место вашей работы максимально комфортным независимо от того, где оно находится — дома или в офисе. Уберите все лишнее и ненужное с вашего стола. Проверьте, чтобы стол и стул были установлены на подходящей для вас высоте. Отключите музыку и другие источники шума. Выберите нейтральный уровень освещения — установите настольную лампу при необходимости.

Распределение времени

Еще одна причина, по которой мы можем откладывать выполнение задач, это неправильное распределение рабочего времени. Иногда трудно определиться, с какой из важных задач нужно начинать и сколько времени понадобится на ее решение. Есть несколько правил, которые помогут вам распределить свое время эффективно:

  • составьте список задач;
  • определите важность каждой задачи по 5-бальной системе, где 5, к примеру, — задача максимальной важности;
  • разбейте каждую задачу на подпункты и вычеркивайте каждый по мере выполнения задания;
  • определите время, которое понадобится для решения одной задачи и старайтесь вкладываться в эти рамки;
  • по возможности делегируйте часть задач;
  • отключите уведомления на почте, телефоне и других мессенджерах, которые могут вас отвлекать.

Как эффективно организовать рабочее время? 5 практических советов

Состояние здоровья

Кто только не говорит сейчас о здоровом образе жизни! Хронические недосыпания, неправильное питание, напряженный график, стрессы, малоподвижный образ жизни приводят к истощению организма и нервной системы. Силы и бодрость приходится брать из доступных средств — сладостей и кофе. Но они имеют краткосрочный эффект и усугубляют ситуацию еще больше.

Всё это мы уже знаем, но мало кто делает. Пора переходить от теории к практике, от “знаю” к “делаю”. Начните с 10-минутных перерывов в конце каждого рабочего часа. Вставайте из-за стола, двигайтесь, разминайтесь, прогуливайтесь по коридору, если есть возможность, выходите на улицу. Главное, в это время не поменять, как говорится, “шило на мыло” — от экрана монитора переключиться на смартфон. Сделайте для себя челлендж — перерывы на работе проводить без телефонов и гаджетов.

Состояние прокрастинации

Есть люди, которые всегда стараются выполнить задание идеально — перфекционисты. Они проводят много времени над проектом, снова и снова возвращаясь и дорабатывая задачу. Но в итоге продукт никогда не становится идеальным. Со временем мозг уже знает, что задача не будет совершенной и просто откладывает ее выполнение “на потом”. Тогда возникает состояние прокрастинации — нежелание что-либо делать, приводящее к упадку сил и даже к психологическим проблемам.

Важно понимать, что делая шаг за шагом сегодня, вы становитесь ближе к желаемому результату. Попробуйте отнестись к себе и выполнению задачи проще. Не бывает сразу идеального решения. Но упорством и постоянством можно добиться совершенства.